GEOFYZIKÁLNÍ ÚSTAV AKADEMIE VĚD ČR

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Geofyzikání ústav Akademie věd České republiky (GFÚ) se jako veřejná výzkumná instituce zabývá především pozorováním, měřením a výzkumem fyzikálních jevů probíhajících v zemském tělese. Kromě dat čistě fyzikálního charakteru však GFÚ při své činnosti pracuje rovněž s údaji o osobách, které jsou nezbytné k zajištění chodu ústavu a k poskytování nabízených služeb. V těchto Zásadách se dozvíte, jak a proč ke zpracování vašich údajů dochází, jak jsou tyto údaje chráněny a také to, která práva ve vztahu ke svým údajům můžete uplatnit.

 

1: KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

 

1.1          PROČ PRACUJEME S OSOBNÍMI ÚDAJI

K zajištění fungování našeho ústavu je nezbytné, abychom shromažďovali a dále zpracovávali některé údaje o osobách, které se rozhodnou využít našich služeb, zasílat nám požadavky, klást dotazy či se nějakým způsobem podílet na naší činnosti. Jedná se zejména o naše zaměstnance, naše klienty, uživatele webových stránek a jiných online služeb, smluvní partnery a jiné osoby, se kterými komunikujeme.

 

1.2          KDO JSME

Zákon náš ústav  označuje za tzv. správce osobních údajů. Jako správce jsme odpovědní za to, že jsou vaše údaje v bezpečí, že nedochází k jejich neoprávněnému šíření či předávání, ani že jiným způsobem neunikají, kam nemají. Za tímto účelem plníme různé povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů a pomáháme vám s uplatňováním vašich práv. Chcete-li se na nás obrátit s jakýmkoli dotazem či žádostí, jsme vám k dispozici:

Geofyzikální ústav Akademie věd ČR, v. v. i.
Boční II 1401/1a
141 31 Praha 4

 IČO: 679 85 530
ID datové schránky: 3icnzcc

Telefon: +420 267 103 327
E-mail: podatelna@ig.cas.cz
Web: www.ig.cas.cz

 

2: KDY KE ZPRACOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ MŮŽE DOCHÁZET?

 

2.1          PŘÍKLADY SITUACÍ, KDY PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI

  • Když se na nás obrátíte s dotazem, poptávkou služeb či jinou žádostí
  • Když nám odešlete vyplněný makro seismický dotazník
  • Když se registrujete na některou z našich konferencí či na jinou akci
  • Když jako fyzická osoba využijete našich služeb či s námi uzavřete smlouvu
  • Když se u nás ubytujete.
  • Když nám v rámci výběrového řízení zašlete svůj životopis či motivační dopis
  • Když využíváte naše webové stránky či mobilní aplikaci
  • Když se vaše údaje objeví na webu Geofyzikálního ústavu či na účtech Geofyzikálního ústavu na sociálních sítích.

 

2.2          JAKÝM ZPŮSOBEM S VAŠIMI ÚDAJI PRACUJEME

Vaše osobní údaje sbíráme a zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování našich služeb, případně pro řešení vašich požadavků. To znamená, že vás nežádáme o poskytnutí osobních údajů, s nimiž nemáme žádný důvod pracovat. Jak se dozvíte níže, některé vaše údaje potřebujeme pro to, abychom mohli splnit své smluvní povinnosti, zpracování jiných údajů po nás zase vyžaduje zákon, jindy se jedná o zpracování nezbytné z hlediska analýzy kvality našich služeb. Vaše údaje nepoužíváme k jinému účelu, než pro který byly poskytnuty – neprodáváme je marketingovým společnostem pro reklamní účely, nevyužíváme je k zasílání nabídek ani je nijak nezveřejňujeme. K zasílání nabídek, případně ke zveřejnění přistupujeme na základě vašeho souhlasu, přičemž je čistě na vás, zda nám ho udělíte či nikoli.

 

2.3          DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

Poskytnutí vašich osobních údajů je v případě našich služeb dobrovolné. To znamená, že je čistě na vašem uvážení, zda nám své údaje poskytnete či nikoli. Musíme vás ovšem upozornit, že toto poskytnutí údajů je současně nezbytné pro to, abychom vám naše služby mohli poskytnout. Nemůžeme například úspěšně vyřídit vaši registraci na akci, pokud nevyplníte registrační formulář, ani vám půjčit vybavení, pokud nám nedoručíte vyplněnou objednávku s potřebnými údaji. Povinně poté musíte osobní údaje poskytnout jako host v rámci našich ubytovacích služeb při příjezdu do místa ubytování, neboť povinnost tyto údaje shromažďovat nám ukládá zákon. Bez jejich poskytnutí nebudeme oprávněni vám ubytovací služby poskytnout.

 

3: JAK A V JAKÉM ROZSAHU PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI, KDYŽ…

 

3.1          …NÁM ZAŠLETE SVŮJ VYPLNĚNÝ MAKROSEISMICKÝ DOTAZNÍK

Makroseismický dotazník můžete vyplnit v případě, kdy ve svém okolí pocítíte seismickou aktivitu – nejčastěji půdní otřesy. Poskytnutá data využíváme za účelem monitoringu seismické aktivity v České republice, přičemž vámi vyplněné osobní údaje (jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje) potřebujeme k lokalizaci popisovaných jevů, k odstranění duplicity záznamů a případně také ke komunikaci s vámi za účelem upřesnění uvedených dat. Údaje z dotazníků mohou být využívány pojišťovnami v procesu likvidace pojistných událostí, kdy GFÚ předkládá svá odborná stanoviska a potvrzuje výskyt seismické aktivity a rozsah jejích následků. Dochází ovšem k předání dat čistě statistické povahy, sdělování osobních údajů, podle nichž byste byli identifikovatelní, z naší strany neprobíhá.

 

3.2          …S NÁMI KOMUNIKUJETE

Pokud využijete našich kontaktních údajů a obrátíte se na nás s žádostí, dotazem či podnětem, musíme vaše údaje, kterými jsou zpravidla jméno, příjmení a emailová adresa či telefon zpracovat za účelem vyřízení takových dotazů a žádostí. To se děje zejména v případě déletrvající komunikace, kdy si vaše údaje ukládáme do adresářů, abychom k nim měli snadný přístup v rámci řešení vaší věci. Po ukončení komunikace s vašimi údaji již dále nepracujeme a dále vás neoslovujeme, ledaže o kontakt s námi máte i nadále zájem a vyjádříte  s ním svůj souhlas – v takovém případě budete mezi prvními, kteří se dozvědí o zajímavých akcích, událostech či jiném programu, který GFÚ připravuje.

 

3.3          …JAKO FYZICKÁ OSOBA VYUŽIJETE NAŠICH SLUŽEB ČI S NÁMI UZAVŘETE SMLOUVU

Některých služeb v naší nabídce mohou využít též fyzické osoby. Abychom mohli objednávku vyřídit a zajistit poskytnutí služeb, vyřízení případných nároků a fakturaci, potřebujeme k tomu zpracovat osobní údaje, kterými jsou zpravidla jméno, příjmení, datum narození, IČO, DIČ, adresa bydliště, místo podnikání, kontaktní údaje, číslo účtu a jiné fakturační údaje. Tyto údaje nepředáváme třetím osobám a evidujeme je pouze po dobu, kterou vyžadují platné účetní a daňové předpisy. V případě údajů ze smluv se aplikují obdobná pravidla, přičemž údaje jsou uchovávány po dobu potřebnou k vypořádání případných nároků, které ze smluv plynou. Je-li předmětem smlouvy plnění o minimální hodnotě 50.00,- Kč, jsme současně povinni vzhledem k našemu postavení příslušnou smlouvu zveřejnit ve veřejném registru smluv.

 

3.4          …SE REGISTRUJETE NA NAŠE AKCE

Občas pořádáme akce pro laickou i odbornou veřejnost, na které je nutné se z kapacitních důvodů předem zaregistrovat. Údaje, které do registračního formuláře vyplníte, zpracováváme za účelem přípravy těchto akcí, sestavení vhodného programu, kontroly kapacity akcí, vytvoření průvodních materiálů, kontroly zaplacení registračních poplatků apod. Běžně se jedná o údaje jako jméno a příjmení, tituly, organizaci a pracovní zařazení, korespondenční adresu, fakturační údaje a kontaktní údaje. Vyžadované informace se mohou v závislosti na typu akce lišit. Podílejí-li se na organizaci akce další subjekty, můžeme jim Vaše údaje pro účely organizace akce v nezbytném rozsahu poskytnout. Údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou k vypořádání případných nároků, odchylně poté pouze s vaším souhlasem.

 

3.5          …SE UBYTUJETE V NAŠEM HOTELU

Veřejnosti poskytujeme též ubytovací služby. Rozhodnete-li se jich využít, bude nutné poskytnout některé vaše osobní údaje prostřednictvím poptávkového formuláře. Po příjezdu do našeho ubytovacího zařízení host poskytuje ještě další osobní údaje, které GFÚ jako ubytovatel musí ze zákona shromažďovat v knize hostů. Zahraniční hosté musejí nad rámec povinně vyžadovaných údajů poskytnout číslo cestovního dokladu, případně víza, jakož i SPZ automobilu, a to za účelem hlášení k příslušným institucím. Údaje jsou dále uchovávány interně a k jejich předání třetím subjektům nedochází.

 

3.6          …SE U NÁS UCHÁZÍTE O ZAMĚSTNÁNÍ

Čas od času nabízíme volná pracovní místa. Máte-li zájem u nás pracovat, zašlete nám, prosím, v reakci na příslušnou nabídku elektronickou poštou životopis a motivační dopis, abychom měli pro výběrové řízení dostatek informací. K vedení výběrového řízení nepoužíváme externí agentury, tudíž  údaje ze životopisů a dalších materiálů nejsou předávány třetím osobám. Údaje uchazečů, kteří v rámci konkrétního výběrového řízení nebyli úspěšní, jsou uchovávány pouze do doby ukončení výběrového řízení, déle poté pouze s jejich souhlasem.

 

3.7          …SI VAŠE INFORMACE NAJDOU CESTU NA NÁŠ WEB ČI SOCIÁLNÍ SÍTĚ

Takových cest může být více. Například zveřejňujeme zajímavé odborné články s uvedením autorství, reportáže a fotografie z proběhlých akcí či výsledky pořádaných soutěží. Co se týče fotografií a záznamů z akcí, opatřujeme si váš souhlas se zveřejněním předem. Rozhodnete-li se svůj souhlas se zveřejněním odvolat, využijte níže uvedených kontaktních údajů a oznamte nám, že si nepřejete, aby fotografie či záznamy s vámi byly nadále veřejné. Vašim žádostem se snažíme v maximální možné míře vyhovět.

 

3.8          …MÁTE ZÁJEM ODEBÍRAT NOVINKY GFÚ

Pokud nám udělíte svůj souhlas, můžeme vás emailem oslovovat s informacemi o zajímavých akcích či novinkách týkajících se našich služeb a aktivit. I když se maximálně snažíme, aby pro vás tyto zprávy byly relevantní a zajímavé, je samozřejmostí, že svůj souhlas s odběrem novinek můžete kdykoli odvolat. Více informací naleznete v sekci ZÁSADY MAILINGU.

 

3.9          …SIPROHLÍŽÍTE NAŠE WEBOVÉ STRÁNKY

Dobrá prezentace GFÚ a jeho výsledků je velmi důležitá. Proto se snažíme naše online služby včetně webových stránek vylepšovat tak, aby byly co nejužitečnější a snadno ovladatelné. Za tímto účelem analyzujeme, které sekce našeho webu zájemci nejvíce navštěvují, případně jaké informace nejčastěji hledájí. K tomu využíváme služeb a nástrojů společnosti Google, které shromažďují vaše cookies, IP adresy a další data návštěvnosti. Jelikož jsou tyto nástroje majetkem společnosti Google, může mít společnost Google k těmto datům rovněž přístup. Podrobné informace o ochraně osobních údajů společnosti Google najdete ZDE. Pro informace ohledně změny nastavení cookiessi přečtěte, prosím, sekci NASTAVENÍ COOKIES

 

3.10       …UŽÍVÁTE NAŠI MOBILNÍ APLIKACI

Nově jsme přeměnili makroseismický dotazník do podoby mobilní aplikace, abyste k němu měli snadný a rychlý přístup kdykoli. Osobní údaje, které do mobilní aplikace zadáváte, jsou zpracovávány ve stejném rozsahu, za stejných podmínek a pro stejné účely jako v případě původního makroseismického dotazníku (informace viz bod 3.1 těchto zásad). Nadto mobilní aplikace, která využívá vývojářských a analytických nástrojů společnosti Google, dále shromažďuje unikátní identifikátory vašeho zařízení, jeho typ a nastavení, operační systém, údaje o mobilní síti, zprávy o selhání a další analytické údaje související s tím, jak aplikaci užíváte. Společnost Google proto může mít k těmto vašim datům přístup. Více informací o tom, jak Google chrání vaše data, najdete ZDE.

 

4: O KTERÉ PRÁVNÍ DŮVODY SE NAŠE ZPRACOVÁNÍ OPÍRÁ?

 

4.1          ZÁKONNOST ZPRACOVÁNÍ

Námi prováděné zpracování vašich osobních údajů je zákonné pouze tehdy, je-li opřeno alespoň o jeden z právních titulů neboli důvodů zpracování vyjmenovaných v článku 6 GDPR. Těmito tituly ve vztahu k výše uvedeným druhům zpracování jsou:

  • Plnění smlouvy
    • Týká se případů zpracování osobních údajů ze smluv, které uzavíráme s fyzickými osobami. Jedná se například o smlouvy o poskytnutí služeb na základě objednávek, nájemní smlouvy, ubytovací smlouvy, kupní smlouvy a další.
  • Plnění právní povinnosti GFÚ jakožto správce
    • Tento právní důvod nastává zejména v situaci, kdy musíme zpracovávat a archivovat údaje podléhající pravidlům daňových, účetních či jiných předpisů (například v souvislosti s fakturací služeb), shromažďovat a poskytovat údaje pro veřejné orgány jakožto ubytovatel.
  • Oprávněné zájmy správce či třetí osoby
    • Naším oprávněným zájmem je například shromažďovat data návštěvnosti a uživatelské interakce na našem webu za účelem zkvalitňování a přizpůsobování našich online služeb, zveřejňovat výsledky pořádaných soutěží za účelem poskytnutí kompletního zpravodajství z akce, nebo například zpracování údajů z došlých životopisů za účelem výběru vhodného uchazeče o pracovní místo.
  • Souhlas subjektu údajů
    • Váš souhlas potřebujeme například ke zveřejnění fotografií na sociálních sítích či k zasílání emailového newsletteru. Udělený souhlas můžete kdykoli jednoduše odvolat. Stačí napsat na podatelna@ig.cas.cz a informovat nás, že udělený souhlas odvoláváte.

 

5: KDO DALŠÍ MÁ K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?

 

5.1          POUZE NEZBYTNÉ ZPŘÍSTUPNĚNÍ

Jak je uvedeno výše, GFÚ vaše osobní údaje neprodává ani nepředává třetím subjektům za účelem marketingu, zasílání nevyžádaných obchodních sdělení či jejich dalšího obchodování. Protože však nezajišťujeme veškeré služby vlastními silami, spolupracujeme v rámci naší činnosti s vybranými smluvními partnery. Tito partneři mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu, který je nezbytný pro poskytování smluvených služeb. To znamená, že pokud už musíme vaše osobní údaje svěřit jinému subjektu, činíme tak pouze v minimálním rozsahu, který nám zajistí řádné fungování, aniž by došlo k narušení vašeho soukromí.

 

5.2          SPOLUPRACUJÍCÍ SMLUVNÍ PARTNEŘI A POSKYTOVATELÉ SLUŽEB

Při naší činnosti využíváme služeb následujících partnerů a poskytovatelů, kteří v konkrétních případech mohou mít k vašim údajům přístup:

  • Externí poskytovatel služeb auditu
  • Externí poskytovatel služeb IT správy a podpory
  • Poskytovatelé softwaru pro provoz ekonomického informačního software včetně evidence dokumentů
  • Poskytovatelé služeb sdíleného úložiště dokumentů
  • Provozovatelé sociálních sítí a online platforem pro sdílení obsahu
  • Poskytovatel vývojářských a analytických nástrojů pro rozhraní naší mobilní aplikace
  • Subjekty spolupracující na organizaci a pořádání jednotlivých akcí
  • Středisko společných činností AVČR, v.v.i. jakožto poskytovatel infrastruktury a podpory pracovištím AVČR
  • Akademie věd ČR jakožto zřizovatel a spolupracující vědecký subjekt

 

6: JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA K OCHRANĚ SOUKROMÍ?

 

6.1          PŘEHLED PRÁV, KTERÁ LZE UPLATNIT

Je důležité, abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu. Za tímto účelem můžete ve vztahu k nim uplatnit následující práva, která vyplývají z článků 15 až 22 GDPR, a mezi něž patří:

  • Právo získat informace o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a případně získat kopii či výpis takto zpracovávaných osobních údajů (právo na přístup)
  • Právo na opravu vašich osobních údajů v případě, že zpracováváme údaje nepřesné, jakož i právo na vyrozumění o provedení opravy (právo na opravu)
  • Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází, nebudou-li osobní údaje dále potřebné k účelu, pro který byly zpracovány, jakož i v případě, kdy odvoláte svůj souhlas se zpracováním
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů a na vyrozumění o provedeném omezení
  • Právo získat údaje zpracovávané GFÚ jakožto správcem osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a je-li to technicky proveditelné, rovněž na přímé předání těchto údajů správcem třetímu subjektu, který výslovně označíte (právo na přenositelnost údajů)
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází z titulu oprávněných zájmů správce či třetí osoby, jak je uvedeno výše
  • Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů v případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu souhlasu

 

6.2          JAK POSTUPOVAT PŘI UPLATŇOVÁNÍ VAŠICH PRÁV

Ochrana vašeho soukromí je důležitá. Proto vyvineme maximální úsilí, abychom vám s uplatněním vašich práv pomohli a přispěli k vyřešení vašich dotazů či žádostí. V případě potřeby se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím emailu na podatelna@ig.cas.cz, případně využít jakýkoli z kontaktů uvedených v článku 1.2 těchto zásad. Doporučujeme však využívat přednostně emailovou cestu, neboť především tak jsme schopni zajistit rychlou reakci a nápravu nežádoucí situace, aniž by vznikala případná nedorozumění. Je-li to možné, zasílejte prosím dotazy a žádosti vždy z emailové adresy, kterou běžně používáte v rámci komunikace s námi, případně z adresy, kterou jste uvedli při registraci či objednávce konkrétní služby. To nám umožní se ujistit, že se vaše osobní údaje dostanou skutečně k vám, a nikoli do nepovolaných rukou.

 

6.3          PRÁVO PODAT STÍŽNOST K ÚOOÚ

Věříme, že se pokusíte jakékoli své pochybnosti o ochraně svého soukromí vyřešit nejprve s námi, neboť jako správce osobních údajů jsme schopni rychle zjednat nápravu a vyhovět vaší žádosti. Pokud  i přesto nebudete spokojeni s vyřízením vašeho požadavku, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

7: NASTAVENÍ COOKIES

 

7.1          CO JSOU COOKIES A JAK ZMĚNIT JEJICH NASTAVENÍ

Cookies jsou malé datové soubory ukládané prohlížečem na váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu nebo například načítání obsahu přizpůsobeného vašim preferencím. Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Pamatujte však, že změna nastavení cookies může mít nepříznivý vliv na funkcionalitu našeho webu, kdy některé stránky mohou při načítání vykazovat neočekávané chyby.

 

8: ZÁSADY EMAILOVÉ KOMUNIKACE

 

8.1          EMAILOVÁ KOMUNIKACE SPOJENÁ S PŘEDCHOZÍM VYUŽITÍM SLUŽEB GFÚ

Využijete-li některé z našich služeb, můžeme vás v budoucnu oslovit prostřednictvím emailu s nabídkou obdobných služeb. To se týká zejména nabídek účasti na odborných kongresech, seminářích a konferencích, případně nabídek školení či vzdělávacích programů. V případě, že si nebudete již dále přát občasné nabídky dostávat, zaškrtněte laskavě příslušný odkaz v doručené zprávě, případně odpovězte zprávou, že si již nepřejete emaily s nabídkami od nás dostávat.

 

8.2          OSTATNÍ EMAILOVÁ KOMUNIKACE

V případě, že se na našem webu přihlásíte k odběru newsletteru, vyjádříte tím svůj souhlas se zasíláním novinek týkajících se činnosti GFÚ a služeb, které nabízí. Chceme, aby pro vás tyto novinky byly zajímavé a aby byly úzce spjaty s tím, co děláme, případně s tím, co se chystáme dělat v budoucnu. Odběr novinek máte možnost kdykoli odhlásit kliknutím na příslušný link v patičce doručených zpráv, případně zasláním emailu na adresu podatelna@ig.cas.cz, ve kterém nám sdělíte, že si již novinky nepřejete dostávat. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování vašich osobních údajů (emailové adresy) za účelem zasílání novinek.

 

8.3          ZÁKLADNÍ ZÁSADY EMAILOVÉ KOMUNIKACE GFÚ

  • Nemáme rádi Neradi ho dostáváme, neradi rozesíláme emaily, které by pro vás mohly SPAM představovat. Nehodláme vám posílat nežádoucí nabídky, ani za tímto účelem předávat vaše kontaktní údaje jiným subjektům. Obsah novinek je vždy úzce spjatý s činností GFÚ.
  • Novinky rozesíláme v dostatečně dlouhých intervalech, aby nezahlcovaly vaši schránku.
  • Odběr newsletteru můžete kdykoli jednoduše odhlásit.
  • Jakékoli dotazy týkající se emailové komunikace s vámi rádi vyřešíme na emailu podatelna@ig.cas.cz.

 

9: VE DVOU SE SOUKROMÍ LÉPE CHRÁNÍ

 

9.1          BEZPEČNOST NA INTERNETU

V rámci ochrany soukromí je dobré pamatovat na dodržování základních zásad bezpečnosti práce s osobními údaji a na internetu obecně. Chraňte svá hesla k důležitým účtům a pravidelně je aktualizujte. Neumožňujte přístup třetích osob k vašim dokumentům a datům. Odhlašujte se ze svých účtů a zařízení v případě, že práci s nimi ukončíte. Jen tak můžeme společně předejít nežádoucímu zneužití vašich osobních údajů.

 

10: PLATNOST A ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

 

10.1       BUDOUCÍ ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Je možné, že v budoucnu budeme nuceni udělat dílčí úpravy a změny v těchto zásadách. O jakýchkoli podstatných změnách vás budeme předem informovat, přesto však doporučujeme, abyste aktuální znění těchto zásad čas od času zkontrolovali, jelikož může dojít k jejich dílčím úpravám.

 

10.2       PLATNOST

Tyto zásady nabyly platnosti 25. 5. 2018.